ICT-vraag van de maand september
Onder contractmanagement valt het opstellen, beoordelen, onderhandelen en afsluiten van contracten. Daarnaast is contractbeheer belangrijk. Maar hoe ga je daar nu mee om in de IT?
Contractmanagement: afsluiten en beheren
Contractmanagement is een term die een brede lading dekt. Hieronder valt allereerst het opstellen, beoordelen, onderhandelen en afsluiten van contracten. Daarnaast maakt contractbeheer ook deel uit van contractmanagement. Het contractbeheer betreft een doorlopend (registratie)proces. Het gaat om de systematische administratie van in beginsel alle contracten die binnen een organisatie van kracht zijn en de bijbehorende informatie. Deze administratie kan de basis zijn voor het inrichten van een degelijk systeem voor informatievoorziening. Met de informatievoorziening kan een organisatie vervolgens beoordelen of handelen op contractueel gebied noodzakelijk is. Met contractbeheer wordt bijvoorbeeld bijgehouden wanneer een overeenkomst wordt beëindigd. Zo kan het contract indien nodig op tijd worden verlengd.
Het doel van contractmanagement is dat een organisatie slechts partij wordt dan wel blijft bij een overeenkomst waarbij zij daadwerkelijk baat heeft. Deze overeenkomst moet passend zijn (door beoordelen en onderhandelen) bij die organisatie. Hierdoor kan de organisatie een risico- en kostenbesparing realiseren.
(Geautomatiseerd) systeem beheer IT-contracten
Op de (niet limitatieve) lijst hieronder staan de meest relevante zaken die met het beheer van IT-contracten worden bijgehouden (1). In de lijst staat ook over welke functionaliteit een hiervoor ontworpen geautomatiseerd systeem dient te beschikken (2).
Administreren bij contractbeheer:
- De lopende contracten waarbij de organisatie partij is;
- Digitale scan van de papieren versie contracten en bijbehorende documentatie;
- Centraal ordenen van digitale en/of papieren versie van contracten en documentatie;
- Gegevens IT-dienstverlener;
- Contactpersoon;
- Adresgegevens;
- Website;
- Bankrekeningnummer
- Gegevens interne contactpersonen;
- Ondertekenaar;
- Afdeling / persoon ten behoeve waarvan contract is gesloten;
- Contactpersoon
- De aard van het contract (licentie, onderhoud, service level agreement enzovoorts);
- Het belang van het contract. Gaat het bijvoorbeeld om bedrijfskritische software (escrow relevant)?
- De looptijd van het contract (bepaalde tijd of onbepaalde tijd);
- Opzegtermijnen;
- Het totaalbudget voor IT-contracten;
- De kosten die met het contract zijn gemoeid;
- De in het contract aangebrachte wijzigingen;
- Beëindigde contracten en bijbehorende informatie.
Benodigde functionaliteit softwarepakket voor contractbeheer:
- Administreren van de hierboven genoemde informatie;
- Berekenen totaalwaarde contracten;
- Binnengekomen facturen koppelen aan contracten;
- Contracten sorteren op verschillende thema’s;
- Aard contract;
- Leverancier;
- Bepaalde/onbepaalde looptermijn;
- Eind-/verlengingsdatum;
- Enzovoorts…
- Signalerings- / herinneringsfunctie;
- Einde looptermijn / datum van automatische verlenging;
- Budgetoverschrijdingen;
- Melding aan verantwoordelijke.
Functies geautomatiseerd systeem op gebied van contractmanagement
Naast de functionaliteit die ten behoeve van het contractbeheer in het systeem is neergelegd, kan ook een aantal onderdelen van het contractmanagement (gedeeltelijk) geautomatiseerd worden. Denk in dit verband bijvoorbeeld aan een rapportage/meldingsfunctie waarmee gebruikers van de IT-oplossingen kunnen aangeven of zij een verlenging van het contract wenselijk vinden. Daarbij zouden zij ook moeten kunnen vermelden wat hun eventuele nieuwe behoeften zijn. Ook een beoordelingsfunctie waarmee informatie over de prestaties van de IT-dienstverlener kan worden ingevoerd zou onderdeel van het systeem uit kunnen maken. Met het geautomatiseerde systeem zouden zo complete managementrapportages kunnen worden samengesteld.
Outsourcing contractbeheer en contractmanagement
Soms heeft een organisatie onvoldoende interne capaciteit voor contractbeheer en contract management. In dat geval kan dit worden uitbesteed aan specialisten. Als het om IT-contracten gaat, is het van belang dat deze specialisten niet alleen kennis hebben van het contractenrecht. Zij moeten ook het overzicht kunnen houden over het totale speelveld van IT, recht en informatiebeveiliging. De IT-Jurist biedt ondersteuning op dit gebied. Wil je meer weten, neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Heb je naar aanleiding van dit antwoord vragen? Stel dan je vraag aan de specialisten via https://www.bedrijvenjournaal.nl/ict-vragen/
.jpg)
