Het systeem kan veel meer dan u denkt
Het notariaat is een van de best geautomatiseerde sectoren. De kantoren beschikken over gespecialiseerde software die door de leveranciers steeds met de laatste snufjes up to date wordt gehouden. Toch maken veel kantoren lang niet van alle mogelijkheden gebruik, met nodeloze verspilling van arbeidstijd en mogelijke data-lekken als gevolg. Het succes van kantoren die wél het onderste uit de software kan halen, bewijst dat juist IT het verschil kan maken tussen een matig en een goed financieel rendement.
Deelnemers tafelgesprek
IT maakt het efficiencyverschil
IT maakt het efficiencyverschil
Mooie schermen produceren kan iedereen, softwarepakketten en een infrastructuur die volledig zijn toegesneden op de behoeftes van het notariaat maken is echter specialistenwerk. Daarvoor is een diepgaande kennis van de sector nodig. In het geval het notariaat is slechts een klein aantal IT-bedrijven daartoe in staat. “We hebben veel contact met onze klanten. We weten heel goed wat er speelt in de branche,” zegt Bas Mathon, adviseur bij Smart Notary Services . De kennisuitwisseling tussen notariskantoren en IT firma’s verloopt ook via andere wegen. “Bedrijven als het onze hebben ex-notariaatmedewerkers aangenomen met gevoel voor IT, de handige Harries die je vroeger in allerlei kantoren vond,” aldus Lotte Wolting, accountmanager bij Notis. “Dat betekent wel dat het notariaat graag een beroep doet op de IT leverancier voor alles wat met ICT te maken heeft. De trend is er een naar totale ontzorging.”
Lotte Wolting
“Het notariaat kan zich geen inefficiëntie veroorloven. Daarvoor liggen de tarieven te laag.”
"De notaris is een Jurist en niet noodzakelijk ook een ondernemer en een manager"
De notaris zelf is in zoverre IT minded dat hij er zonder morren in investeert en enthousiast is over nieuwe ontwikkelingen. Maar dat enthousiasme daalt vervolgens niet overal in de organisatie even gelijkmatig in. Lotte Wolting: “Je ziet bijvoorbeeld dat medewerkers zelf regels blijven maken in een factuur in plaats van dit in één keer te automatiseren. Het klinkt niet bijzonder: zes regels inkoppen per factuur, maar het is elke keer weer, terwijl ook de kans op fouten blijft bestaan. “ Al die minuten bij elkaar opgeteld vormen uiteindelijk een indrukwekkende lijst niet-productieve arbeidsuren. “En het notariaat kan zich die inefficiëntie niet veroorloven. Daarvoor liggen de tarieven te laag. De kosten moeten omlaag en de efficiency van de werkprocessen verhogen, met behulp van IT, is de aangewezen weg ertoe,” vindt Antoine de Kleine, customer relations manager bij Quantaris.
Antoine de Kleine
customer relations manager bij Quantaris
“Wachtwoorden vormen de achilleshiel van de informatiebeveiliging binnen kantoren.”
Gebrek aan ondernemerschap
De ironie is dat de IT infrastructuur van notariskantoren juist zeer geschikt is om die efficiencyslag te maken, zegt Bas Mathon. “Banken bijvoorbeeld maken gebruik van veel oudere systemen dan notariskantoren, en op het gebied van ketenintegratie, dus de data-uitwisseling met banken, makelaars, het kadaster, staat de sector al heel ver. “ Maar daar optimaal van gebruik van zien te maken vereist de nodige tijd en aandacht, en de notaris moet het merendeel daarvan aan zijn beroepsmatige bezigheden wijden. “De notaris is een jurist en niet noodzakelijk ook een ondernemer en een manager,” zegt Ben van Hengstum, directeur van Devoon. “Dat gebrek aan voldoende ondernemerschap wreekt zich nu bij veel kantoren. Tijdens de crisisjaren was er tijd en ruimte maar geende opdrachten. Wie destijds wél die moeite heeft genomen ziet nu én zijn omzet én zijn winstmarge toenemen. “ geld om te investeren in consultancy en trainingen om alles uit de IT te halen. Nu zien we het omgekeerde: er is weer volop werk maar de medewerkers schuiven het door omdat ze omkomen in de opdrachten. Wie destijds wel die moeite heeft genomenn ziet nu en zijn omzet en zijn wintmarge toenmen. “
Bas Mathon
adviseur bij Smart Notary Services
“Banken maken gebruik van veel oudere systemen dan notariskantoren.”
Onderhuidse angst
Volgens Gönül Galin, project manager bij Van Brug Software, heeft het stroomlijnen van administratieve processen nog meer voordelen dan alleen een verhoogde productiviteit: “Het stelt je als notaris in staat je medewerkers te laten evolueren. Wanneer er minder tijd hoeft te worden besteedt aan relatief saai administratief werk kunnen ze doorgroeien naar meer uitdagende werkzaamheden, bijvoorbeeld op het gebied van marketing. Daarmee haal je ook een van de struikelblokken weg. Dat medewerkers volharden in oude werkmethoden is namelijk niet alleen een kwestie van routine, onderhuids speelt ook de angst mee: ben ik straks überhaupt nog wel nodig? Hoe efficiënter de processen, hoe groter immers de kans dat medewerkers overbodig worden. Tegelijkertijd is de gehechtheid aan papier niet te onderschatten. Er wordt nog altijd veel te veel geprint in het notariaat en ik maak nog steeds mee dat iets eerst wordt geprint en vervolgens alsnog ingescand. ‘Dan hebben we het document in één keer bij elkaar’, heet het dan. Terwijl het allang is opgeslagen.”
André Kamps
secretaris van de Stichting IT Notaris
“De vraag is of de handhaving van de meldplicht datalekken zo streng zal zijn"
Goud in handen
De technologische vooruitgang en de ketenintegratie produceert een stroom aan data. Notariskantoren zijn sterk gebonden aan wet- en regelgeving en kunnen die dus niet zomaar gebruiken voor marketingdoeleinden. “Maar ook los daarvan hebben de kantoren goud in handen, als het op data aankomt, en ze doen er heel weinig mee,” vindt Antoine de Kleine. “Wij hebben alles gebenchmarkt, dus we kunnen de notaris precies vertellen wat zijn doorlooptijden en kostprijzen zijn,” aldus Bas Mathon. “Vaak voelt een notaris wel wie van zijn medewerkers weinig efficiënt werkt, dankzij de IT kunnen we het voor hem staven, en toch wil menigeen het niet weten. De IT helpt niet alleen om de efficiency te verhogen maar ook meer inzicht te krijgen in de kostenstructuur, zodat je ook echt al je kosten doorrekent en het juiste tarief vraagt. Nu doet men zichzelf nog vaak tekort.”
Ben van Hengstum is van mening dat dit vooral voor de familiepraktijken geldt. “De grotere kantoren weten precies wat alles kost, net als de meer ondernemende notarissen. Je ziet dan ook een tweedeling ontstaan in het notariaat tussen zeer succesvolle en weinig succesvolle kantoren, en de mate waarin wordt ingespeeld op de mogelijkheden van de IT is daarbij een belangrijke factor.”
de mate waarin wordt ingespeeld op de mogelijkheden van de IT is daarbij een belangrijke factor
Ben van Hengstum
directeur bij Devoon
“Bij veel kantoren wreekt zich het gebrek aan voldoende ondernemerschap”
Het wachtwoord als achilleshiel
De verstrengde eisen op het gebied van veiligheid zullen dat verschil alleen nog maar groter maken. Elk data-lek moet binnen de 72 uur gemeld worden, op straffe van een boete die kan oplopen tot € 820.000,- . “Ik vermoed dat deze superboete misschien één keer aan een ziekenhuis of gemeente zal worden opgelegd en daarna niet meer,” zegt Yorik Draijer, van Independent IT . “Maar ik vrees ook dat er vaak zal worden gedaan of er niets aan de hand, onder het mom van: als ik net doe of er niets is gebeurd, hoef ik ook niets te melden.” Een data-lek ontstaat echter in no-time. “Een email met tien mensen in CC is in principe al een data-lek,” zegt Lotte Wolting. En Gönül Galin voegt daar aan toe dat dit een van de redenen is dat steeds meer notariaatsmedewerkers gebruik maken van de portals die IT bedrijven ter beschikking stellen, “ook al zie je hier weer de hardnekkigheid van oude routines. Het e-mailen zit ons inmiddels in het bloed.” Antoine de Kleine wijst op een nog groter gevaar voor data-lekken: de smartphone. “Als een notaris de email van zijn kantoor op zijn telefoon ontvangt en dat toestel is zo ingesteld dat hij niet steeds zijn wachtwoord moet ingeven, heeft hij een groot probleem als de telefoon gestolen wordt. Hoe dan ook zijn wachtwoorden een achilleshiel, omdat ze te weinig worden vernieuwd of voor alle medewerkers en apparaten gelden. “
Europese regelgeving er bovenop
Hoe minimaliseer je het risico op data-lekken? Volgens Yorik Draijer is het een kwestie van bewustwording, niet van investering in nieuwe tools. “Het beroepscertificaat biedt bijvoorbeeld al de mogelijkheid boodschappen afdoende te encrypten. Realiseer je dat en maak gebruik van die mogelijkheid. En daar kom je weer tot de kern van de zaak: de notaris weet vaak onvoldoende wat zijn systeem allemaal kan. “ André Kamps, secretaris van de Stichting IT Notaris, ziet de wet niet zo snel verdwijnen. “Er komt volgend jaar namelijk nog Europese regelgeving bovenop die Wet Meldplicht Datalekken. We kunnen ons echter wel afvragen of de handhaving zo streng zal zijn, want daarvoor lijkt onvoldoende mankracht te bestaan.”
Gönül Galin
project manager bij Van Brug Software
“Medewerkers volharden in oude werkmethodes uit angst evenzeer als uit routine”
Afdwingbaar
Maar het hoofddoel van de nieuwe wet is eerst en vooral bewustwording over de kans op data-lekken, en in tegenstelling tot een superboete is dat wel positief. Die bewustwording dwingt tot een zorgvuldiger gebruik van de tools en zou ook een opstap mogen zijn naar een optimaler gebruik van de IT infrastructuur in zijn totaliteit. “Of de medewerkers uit zichzelf daartoe zullen overgaan weet ik niet,” besluit Ben van Hengstum. “Misschien wordt het veel ‘jaja’ en gaat iedereen daarna weer over tot de routine van elke dag. Het moet misschien toch worden afgedwongen door de notaris. Maar als we terugkijken zien we een veel onveiliger situatie: halverwege de jaren negentig sloten we hele kantoren zonder firewall op het internet aan. Nu zit 70 tot 80% van de kantoren goed beveiligd in de cloud of met goed beveiligde servers op locatie. Er is dus hoe dan ook al heel veel bereikt.”
Yorik Draijer
directeur van Independent IT
“Ik vrees dat er bij datalekken vaak zal worden gedaan of er niets aan de hand is.”
IT als doel
IT Notaris is een nog jonge stichting waarbij nu al enkele tientallen kantoren zich hebben aangesloten. Ze werpt zich op als het specialisatieorgaan van alle notarissen die zich bezighouden met de intellectuele eigendomsrechten van software, zowel de registratie, overdracht als verpanding ervan. Informatietechnologie speelt nu al een bijzonder grote rol in onze maatschappij en die rol zal de komende jaren alleen nog maar groter worden. Stichting IT Notaris helpt de kantoren die zich op deze groeiende markt willen richten, op tal van manieren. IT is voor deze notarissen dus niet alleen een middel maar ook een doel. Voor meer informatie, ga naar www.it-notaris.nl
.jpg)
